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出纳工作岗位内部控制分析

2018-04-27 16:31来源:税务学习网

2015年中铁二局一公司成贵铁路项目部出纳何文豪通过利用职工身份证擅自办理银行卡代发工资、修改民工工资支付书将资金转入其个人账户,提取现金未列账等三种方式贪污公款,涉案金额达937万元。探究出纳人员贪污案件的原因:在主观因素方面,由于当今社会的各种诱惑,出纳人员极易因为遭遇紧急情况而利用职权挪用甚至贪污财产。在客观因素方面单位内部管理不完善,内部控制不到位,才使得一些出纳因为自己的贪婪给国家和企业造成了巨大的损失。因此,为了保障企业的财产安全和正常经营,建立健全良好的出纳岗位内部控制制度极其重要。出纳作为财务的重要岗位,事关货币资金的安全与完整,所以必须对出纳岗位和出纳人员实施有效的内部控制。

一、出纳人员工作职责

根据《会计法》、《会计基础工作规范》等财经法规,出纳人的职责是:

(一)根据会计制度的规定,在处理现金和银行存款收付业务时,要严格审核原始凭证,然后根据编制的收付款凭证,然后根据编制付款凭证按时间每日交易登记现金日记账和银行存款日记账顺序,产生一个平衡。

(二)按照国家外汇管理局和外汇管理局的规定和有关文件,办理外汇出纳业务。出纳人员应熟悉国家外汇管理制度,及时结算、购买和付款,避免外汇流失。

(三)掌握银行存款余额,不作口头服务,不出租或出借给其他单位进行结算银行账户,消除公共资金的私人存款。这是一个出纳必须遵守的纪律,也是预防经济犯罪,维护经济秩序的一个重要方面。出纳人员应严格遵守支票和银行账户的使用和管理,并阻止收银台的结算漏洞。

二、出纳岗位内部控制的重要性

出纳在整体财务系统中具有举足轻重的地位。首先出纳掌握第一手会计资料,是基层与领导的纽带,各单位所收集的财务信息基本上都是通过收银台进行的,只有做好出纳工作,对财务报表中的信息的真实性进行保证,才能为领导的决策提供参考。第二,出纳是资金把关者,出纳工作通过对货币资金收付业务的增减变动进行序时登记和结存管理,不仅对货币资金的收、付、存活动实施监督,同时还可以对违法乱纪和经济犯罪行为形成有效抵制,从而保证货币资金的安全。

三、出纳岗位内部控制的方法措施

出纳是会计工作的一部分,也是会计循环中的重要环节。在实际工作中,出纳员会和银行有频繁的业务接触,会获得较多的经济信息,平日的现金收支也会与外界的各种人员发生往来,因此,出纳员的地位和作用就显得越来越重要。在具体的财务工作中,应建立合理健全的内部控制制度以制约和协调出纳工作。

(一)岗位分工制度。根据《中华人民共和国会计法》第二十一条第二、三款规定:“会计机构内部应当建立稽核制度。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。”因此,企业应该在资金管理上建立岗位分工制度。出纳负责处理现金收支业务,出纳不应处理现金收支。此外,收付款凭证的制作要由出纳以外的会计人员操作,出纳只有现金或银行存款的证据表明,会计信息的现金,而不是会计处理。

(二)印鉴、票据管理制度。企业的出纳员和审核人员要分别掌管财务印鉴,加盖时要严格核查,金额是否正确,用途是否符合规定等,决不能由一人保管全部印章。企业应建立严格的票据管理制度,出纳员购入现金及转账支票,要在支票登记簿上登记好支票的信息,妥善保管。要按编号顺序使用,不得签发空头和远期支票。如有支票需要作废时,必须加盖“作废”章,并且要在登记簿上说明备注,作废票据要及时送至银行,以作作废处理。

(三)现金管理制度。现金是流动性最强的资产,企业应制定严格的现金管理制度,以保证现金的正确使用和存放。

1.严格规定库存现金的限额,超出限额以外的现金应在每天下班前送存银行;在日常的工作中,出纳员应将现金保存于保险柜中,不得随意存放;此外,保险柜中的库存现金应按照票面金额分类放置,以便随用随取,秩序井然。

2.出纳人员要每日清查盘点库存现金,发现差错,不论长款还是短款,均应如实上报有关领导,并及时分析研究差错的原因。

3.对于各种现金的支出,出纳员应明确现金支出的范围,如差旅费支出,报销支出,以及各种零星支出等;在支付现金时,出纳员应根据会计凭证的内容及领导的授权按照真实交易金额支付现金。

(四)监督检查制度。企业要建立起对出纳岗位的监督检查制度。为了加强会计监督,收银员应主动接受会计人员的监督,主动提供现金库存,主动和会计人员报告国库存款,及时和解,所以,看看是否客户真的一致,避免错误的发生。此外,要加强审计监督,开展定期或定期检查,对会计账目进行审计,在年底进行全面清查审计,定期公布财务决算,接受群众监督。要检查,审计发现问题要分清情况,及时处理。

四、结语

完善的内部控制制度,可以起到以下作用:防止财物被盗或丢失的浪费和无效使用;提高会计记录和其他业务记录的正确性和可靠性,为正确决策提供依据;保证国家财经纪律和单位实施政策的内部管理制度,确保实现业务目标。一个健全的出纳内部控制机制,首先必须具备以下几个条件:做到现金收支与记账相分离,现金收支必须有相应的凭据为有效凭据,一般是规定以内的凭据,规定以外的凭据视为无效;收入的现金要在当日下班前存人银行,全部收入要准确入账,做到日清月结,账实相符;定期检查库现,保证收支业务的准确性。其次,出纳人员向银行的存款必须是单位账户,所有的存款、取款、转账业务均由此账户完成,到银行办理业务应遵循相应的规定。